Blogroll

Klik show untuk melihat





Langganan: Entri (Atom)


Back to top

MENGIDENTIFIKASI SURAT / DOKUMEN

Posted by : Win Go Era Saturday, May 2, 2020

MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI SURAT / DOKUMEN

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

  1. Pengertian surat
surat adalah setiap tulisan yang berisi tulisan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi antara sesama pegawai / pejabat baik timbal balik dengan pihak luar. Lalu lintas persuratan kemudian muncul kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu dalam bahasa administrasi di tata tata persatuan.
  1. Fungsi Surat.
  2. sebagai wakil dan pengirim surat
  3. sebagai bahan pembukti;
  4. sebagai ajuan untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
  5. sebagai alat pengukur kegiatan lembaga;
  6. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
  7. Jenis-Jenis Surat
  8. Menurut Sifatnya
1) Surat pribadi (prive)
Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya yang diminta pribadi.
a) Macam-macam surat pribadi:
- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb
- Surat pribadi yang aktif setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb
b) Ciri-ciri surat pribadi
- Gaya bahasa yang sangat pribadi, bebas, tidak resmi juga dapat menggunakan bahasa sehari-hari
- Tidak ada sistematika pembuatan surat yang baku
- Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat
- Tidak memerlukan kop surat dan peraturan izin resmi lainnya



c) Manfaat menulis surat pribadi
- Pesan dapat disampaikan sejauh jarak jauh
- Mempererat tali persaudaraan
- Sarana latihan menulis efektif
2) Surat niaga
Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.
a) Macam-macam surat niaga
- Surat permintaan penawaran
- Surat penawaran
- Surat pesanan
- Surat pengiriman barang
- Surat penerimaan penerimaan pembayaran
- Surat pengaduan
- Surat disetujui
- Surat permintaan penangguhan pembayaran
- Surat tagihan
- Surat edaran
- Surat promosi penjualan
- Surat telegram dan penegasannya
3) Surat dinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang merupakan pertanyaan pihak kedinasan.
a) Macam-macam surat dinas
- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian
- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran
b) Ketentuan penyusunan surat dinas
- Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
- Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
- menghindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
- Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, diperlukannya dibuatkan surat dalam bentuk Formulir.
- Alamat surat yang ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan untuk instansinya. Bila pejabat pada lembaga tersebut tidak diakui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
- Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, dapat ditingkat menjadi "SDR" atau "BP" yang berasal dari nama pejabat tersebut.
- Pengganti untuk pengiriman surat menggunakan kata "kami"
- Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
- Surat diakhiri dengan tanda kutip.
  1. Menurut jangkauannya.
1) Surat magang, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan lembaga, atau surat yang dikirim oleh unit / pejabat lain di dalam lembaga yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu lembaga kepada lembaga lain (baik surat dari pimpinan lembaga, juga surat dari pejabat lain).
  1. Menurut prosedur pengurusannya.
1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari lembaga lain.
2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.
  1. Menurut urgensi pengirimannya.
1) Surat sangat segera / kilat, yaitu surat yang harus dikirim / dikirim / dikirim pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
2) Surat diantarkan, yaitu surat yang harus dikirim / dikirim / dikirim paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;
3) Surat biasa, yaitu surat yang mengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya sesuai urutan yang diterima oleh pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka / kurir. Dengan batas waktu 5 hari.
  1. Menurut keamanan isinya.
1) Surat sangat rahasia (biasa disebut kode SR), yaitu surat yang tingkat keamanannya paling tinggi, hubungan keamanan yang aman. Jika disiarkan tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan memerlukan keamanan dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang dipilih. Jika surat ini di bocorkan secara sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat menyebabkan kerugian besar bagi Negara, atau menyebabkan kegoncangan di dalam masarakat.
3) Surat terbatas / konfidensial (biasa diberi kode K), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah dapat menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi surat ini tidak termasuk dalam butir sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat ini dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
  1. Menurut jumlah penerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu jika yang diterima hanya satu (para pejabat atau organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang / pejabat / instansi;
3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada kelompok masyarakat.
  1. Menurut persetujuan.
1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.
2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisi persetujuan seseorang (misalnya dari atasan) kepada pihak lain (misalnya untuk seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang (misalnya dari atasan, kepada orang lain (misalnya untuk bawahan), karena yang diperlukan untuk melakukan sesuatu yang dapat dilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau tindakan untuk keperluan sipembuat surat
5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seseorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang diminta segera menghadap atau menerima surat sipengirim.
6) Surat Susulan, yaitu surat yang dikirim kepada surat yang dikirim sebelum (sebelumnya).
7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu keputusan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.
8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi perjanjian antara pihak yang satu dengan pihak lain untuk melakukan sesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh hak atau fasilitas atau pengeluaran yang tidak menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.
10) Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang dikirim oleh bawahan kepada atasan.

  1. Menurut wujudnya.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Teleks
8) Surat pengantar

B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat suatu organisasi / perusahaan untuk dikirim ke pihak lain, baik perseorangan atau kelompok.
Setiap kantor setiap hari akan menerima surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan bertentangan surat. Jumlah yang lebih banyak daripada yang diperlukan akan lebih menguntungkan dibandingkan pihak tertentu, lebih khusus untuk yang dimiliki.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
  1. Surat dan informasinya bisa hilang
  2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak kertas yang tidak tertata
  3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena tidak disiapkan dengan teratur
Manfaat yang diperoleh jika diterima dengan baik:
  1. Surat akan diterima dengan baik
  2. Prosedur penanganan surat jelas
  3. Surat akan disimpan dengan baik sehingga mudah ditemukan
  4. Rahasia akan terjaga

C. Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:
  1. Pola sentralisasi
Merupakan pola pengelolaan yang dilakukan terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat di kantor yang meminta administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk juga surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini
  1. Pola desentralisasi
Pola ini memiliki ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada di kantor. Tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di Lingkungan kantor. Pola ini lebih banyak digunakan di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat

  1. Baki surat (nampan)
Alat ini berguna sebagai tempat surat-surat yang ada.
  1. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda
  1. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika menggunakan surat yang menggunakan sistem kartu kendali. Diperlukan untuk data yang dikeluarkan
  1. File meja sekretaris
Kumpulan peta dengan kode jenis kumpulan pekerjaan yang sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya
  1. Alat tulis
Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
  1. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
  1. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
  1. Stempel
Stempel tanggal terima dan perusahaan
  1. Formulir tanda terima / buku ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
  1. Lembar disposisi
Untuk menjelaskan transaksi dari pimpinan. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi

E. Sistem Pengurusan Surat

Sistem pengurusan surat masuk dan keluar dapat dilakukan dengan cara:
  1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
  2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
  3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di Lingkungan TNI
Agenda sistem buku sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu yang baru tercipta sejak tahun 1971 yang dibuat oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)




MODUL 2
MENANGANI SURAT


A. transfer Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan / penyelesaian hingga surat tersebut disimpan.
Ada dua macam surat masuk, yaitu;
  1. Agenda sistem buku
  2. Sistem kartu kendali

1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk membuka surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
  1. Buku agenda tunggal / campuran adalah buku agenda yang digunakan untuk menerbitkan surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada setiap halaman
  2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang digunakan untuk memuat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku agenda Kembar adalah buku agenda yang digunakan untuk membuka surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam agenda surat sistem buku yaitu:
  1. Buku verbal adalah buku yang digunakan untuk diterbitkan surat keluar selama satu tahun. Keluar juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
  2. Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
  3. Buku arsip / klaper, yaitu buku yang digunakan untuk memuat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
  4. Disposisi merupakan perintah pimpinan yang lengkap yang berisi isi surat masuk yang diterima
  5. Blanko Konsep, yaitu blanko / Formulir yang digunakan khusus untuk membuat konsep surat
  6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah dibuat untuk membuat surat yang akan dikirimkan
  7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab atas surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
  8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada agenda buku dan diisi menurut isian yang diperoleh dari agenda buku tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau kantor depan, seperti satpam dan penerimaan (resepsionis). Bahkan ada di perusahaan yang mengurus suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatan mulai dari menerima arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk sebuah kantor, maka diminta ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
  1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
  2. membahas ketepatan alamat
  3. Persetujuan penerimaan pengiriman Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dibuka untuk petugas pos atau kurir. Tapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari penerimaan, selanjutnya surat diterima berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung ke alamat yang dituju, tetapi surat persetujuan itu terdiri dari surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan / organisasi, maka surat tersebut harus dibeli lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah ini merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga mudah disimpan sehingga mudah ditemukan. Setelah diverifikasi selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk disimpan meminta pimpinan terkait dengan proses pembayaran selanjutnya.
d) Pengarahan Surat
Surat perdarahan menentukan siapa saja yang akan memproses surat pertentangan dengan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat mentransfer instruksinya pada lembar disposisi, dan mentransfer siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk dicatatkan dari pimpinan terkait dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang diminta akan meminta surat persetujuan atas persetujuan tersebut.
e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah memulai instruksinya di lemhar disposisi, maka surat ini berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah dituliskan pada lembar disposisi. Jika prang yang disetujui lebih dari satu, dapatkan surat ini diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan persetujuan suratnya. Saat surat ini diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang diterima harus disetujui di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
  1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mengirim penyampaian, pengiriman surat distribusi yang dikirim di dalam lingkungan organisasi / perusahaan sendiri.
  2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk menerima penyampaian / pengiriman / distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi / perusahaan.
Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus dikirim ke bagian tata usaha untuk dikirim dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.



2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

  1. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu yang digunakan adalah istilah lain yang sering digunakan untuk pola kearsipan baru. Kartu Akses adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
  1. Ciri-ciri kartu pengaturan
1) Pada sistem kartu persetujuan perlu dilakukan pengelompokan surat antara surat penting lainnya, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu berwarna terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
  1. Keuntungan menggunakan kartu persetujuan
- Lebih efisien daripada buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah menelusuri lokasi surat yang diproses
- Memudahkan persiapan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan menyetujui arsip
  1. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
  • Jika surat yang dibatalkan atau dibatalkan akan dikembalikan, maka tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
  • Surat ini memiliki proses lanjutan yang harus dilakukan.
  • Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat yang lain, sehingga diperlukan informasi yang tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah yang akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
  • Jika surat tersebut hilang atau dibatalkan tidak akan menimbulkan kesulitan bagi pihak yang ditunjuk.
  • Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
  • Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat dalam surat yang lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, diminta tidak ada masalah dalam pembahasan.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
  • Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
  • Pada kode surat terdapat kode RHS atau SRHS.
  1. Prosedur surat masuk penting
a) Surat penerimaan
Seharusnya dibuatkan peraturan atau peraturan di masing-masing badan masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, jika suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar khusus sampai dengan penyampaiannya ke lembaga lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu terpasang kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan dapat dipahami juga apa yang telah dilakukan.
Tugas penerima surat adalah sebagai berikut.
  • Menerima surat masuk dari perjanjian lain dan mengirim surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada surat sampul.
  • Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang ada pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
  • Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
  • Menerima surat keluar dari hubungan sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat disetujui menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Aktivitas ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala sesuatu dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu lisensi rangkap tiga. Untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas memilih surat yang memudahkan tugas, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Jika petugas pencatat ini dengan sukarela menentukan indeks dan kode, minta dikosongkan dulu dan berikan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Jika memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu lisensi dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah disetujui.



Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu pengaturan dengan surat menggunakan penjepit kertas dan mengatur ke pengarah surat.
Kartu kendali:
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu pengaturan surat masuk
- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal: Diisi hal surat
- Isi kuantitatif: Diisi kuantitatif surat
- Pejabat: Pejabat surat
- Dari: Alamat surat pengantar jika terdiri dari surat masuk
- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat: Diisi tanggal surat
- Tanpa surat: Diisi nomor surat
- Pengolah: Diisi unit pengolah
- Paraf: Diisi paraf pengolah surat
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu penerimaan.
2) Menentukan Arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di dalam kotak kartu yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu persetujuan 2 dan 3 untuk unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima surat dan kartu pengaturan 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 ke pengarah surat untuk diteruskan ke penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima surat kembali, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 klan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu lisensi 3 dan menyelesaikan surat herikut dengan lembar disposisi untuk pelaksana yang sesuai di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 dikirimkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu pengaturan 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu pengaturan 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 untuk tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat pengantar lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi yang ditulis di lembar disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengerjaan jika surat telah selesai dilakukan / ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di dalam kotak kartu pengantaran yang sesuai dengan surat yang sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diselesaikan oleh unit pengolah dan menukar kartu akses 2 dengan kartu akses 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

  1. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam surat izin masuk yang biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu izin, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu disampaikan dengan cepat ke unit pengolah, tetapi bisa menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan secara bersamaan untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat diverifikasi dalam satu kartu kendali. Karena aman, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah dilaporkan, maka surat-surat tersebut dikirimkan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dibaca untuk pencatat.
  1. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam surat izin masuk rahasia, hanya pimpinan yang bisa membaca surat, jika pun ada yang bisa mengerti itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan dikirim kepada pencatat surat.
2) Pencatat membuka surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu diserahkan kepada pengarah surat.
3). Pengarah dan Pengisian Unit Pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

B. Mengajukan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat / dikirim oleh suatu lembaga / kantor ke pihak lain, balk perseorangan, kelompok atau lembaga lain
Surat keluar dapat menyebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
  1. Surat keluar merupakan jawaban dari surat masuk yang diterima.
  2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor yang ingin diundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
  3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat diterima, surat edaran.

1. Agenda Penanganan surat keluar sistem buku

  1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai konsep. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat konsepnya, tertulis di kertas bergaris / kertas buram / lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun sudah dimulai, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep yang ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep juga dibuat dengan balk, dibuat lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
  1. Sentralisasi: dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
  2. Desentralisasi: dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan
  • Konsep dibuat dan diketik sendiri. Biasa untuk surat rahasia.
  • Konsep dibuat sendiri dan disampaikan kepada juru tik.
  • Konsep dibuat oleh garis besar, diatur oleh sekretaris.
  • Konsep didiktekan langsung ke sekretaris atau pembantunya.
2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
  • Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang ditunjuk untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga membantu dalam membuat konsep dan menghindari ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.
  1. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memperbarui konsep surat yang seharusnya sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda / paraf (acc) pada konsep tersebut.
  1. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini perlu mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya bisa dilihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.
  1. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan nomor surat, selanjutnya dapat diberikan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mencoba juga sampul surat yang akan digunakan.
  1. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus membaca pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau punun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus disetujui, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Sementara konseptor harus dibuka juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

  1. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka diangkatlah yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
  1. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas / stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas / stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
  1. Melipat Surat
Surat yang dikirim ke alamat asli yang dituju dengan dilipat dengan rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam peta / folder di laci mengisi kabinet. Untuk surat yang dikirim akan dimasukkan ke dalam sampul besar, tidak perlu dilipat. Surat yang melipat juga harus memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
  1. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi kemudian dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem rapi.
Ikuti juga hal-hal berikut.
  1. Gunakan kop surat juga untuk surat sampul.
  2. Cantumkan nomor surat jika diperlukan.
  3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas / stempel pada sampul di sebelah kiri.
  4. Perangko secukupnya.
  5. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat diselesaikan dalam proses pengurusan surat, balk surat masuk / surat keluar. Oleh karena itu, diperlukan layanan pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan layanan pengiriman surat:
  1. jenis surat;
  2. informasi yang diterbitkan dalam surat;
  3. tujuan / alamat surat;
  4. volume / jumlah surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara cara berikut.
1) Melalui kurir, yaitu orang / pegawai yang ditugaskan untuk mengantar surat langsung ke alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima yang dikirim dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan dikirim ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta tutup pos lokal dan surat yang sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4) Melalui Internet (akan dibahas secara khusus dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan mengirim E-Mail”).
  1. Penyimpanan Surat
Surat yang dikirim asli ke alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
  1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
  2. Bila alamat / orang yang dituju banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, dikeluarkannya untuk alamat yang dituju.
  3. Prosedur penanganan surat keluar penting

2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

Seperti melepaskan dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan mengendalikan menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang penting penting menggunakan kartu kendali. Keluar tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.
Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.
  1. Unit pengolah
Surat keluar dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 dikirimkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu memahami apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli berbagi tembusannya kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu persetujuan 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.
  1. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat izin tembusannya dan kartu izin 1 dan 2 dari unit pengolah.
2) memberikan stempel pada surat.
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah untuk disimpan dan dioperasikan sebagai kartu kontrol.
4) memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
5) memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim ke alamat instansi.
  1. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam penyelesaian surat keluar menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirim.
  1. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya di dalam kotak kartu kendali sebagai arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang ada di unit pengolah sudah aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
  1. Pengiriman surat
Mengirim surat kepada ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim ke pihak lain dan dikirimnya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat terkait pada persetujuan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan persetujuan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda atau kartu persetujuan untuk memudahkan penanganan surat, jelaskan prosedurnya, dapat amankan surat-surat dengan menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah pemeliharaannya adalah sebagai berikut.
TidakAgenda Sistem BukuSistem Kartu Kendali
Sistem pola lamaPencatatan menggunakan buku agendaPenyampaian surat menggunakan buku ekspedisiPencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu bukuSistem pola baruPencatatan menggunakan kartu kendaliPenyampaian surat menggunakan kartu kendaliPencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan
  1. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menyimpan surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.
  1. Unit pengolah
Unit pengolah membuka surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat abu, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang telah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah berpindah ke alamat yang dituju.
  1. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian beri cap cap tanggal pada tembusan surat dan lanjutkan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 ke unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirim. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.
  1. Prosedur penanganan surat keluar rahasia
Seperti halnya surat pengantar rahasia, untuk surat pengurusan rahasia juga menggunakan surat pengantar rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.
  1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini ditulis langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
  2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian dikirim ke ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 dikirim ke penata arsip clan lembar pengantar 2 ke unit pengolah.







MODUL 3
MEMPROSES SURAT

A. Kategori Surat Penting

Ada berbagai macam surat yang diterima di antara kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah membahas Surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:
  1. Menyelesaikan segera.
  2. Jika tertunda, dapat merugikan organisasi / perusahaan.
  3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
  4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak ada dalam surat yang lain.
  5. Memerlukan tindak lanjut.
Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Pada saat Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, surat-surat yang disebutkan di atas memuat surat, surat tujuan, dan surat perihal. Kemudian buatlah surat persetujuan surat tersebut dan berilah tanda khusus / kode surat.

B. Penanganan Surat Penting

  1. Penerimaan Surat
Saat surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat yang sudah disiapkan jadi nama dan alamat yang mudah dibaca dan dibaca dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar sesuai dengan surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.
Jenis surat dapat diubah menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat bisnis
  1. Surat bisnis
Sebagian besar surat masuk merupakan surat-surat yang berkaitan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk memudahkan penyortiran lebih lanjut, surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.
1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
2) Surat kelompok utama adalah surat berharga, surat kontrak / perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang (*) di belakang alamat. Jika alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.

  1. Surat-surat pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima harus memiliki cara khusus. Setiap jumlah surat yang diterima cukup banyak, surat diseleksi, dikeluarkan surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus segera dikirim kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.
  1. Surat-surat iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini tidak termasuk surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.
  1. Pembukaan Surat
Setelah membuka surat yang masuk, selanjutnya buka surat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, kompilasi sampul dibuka dengan alat pembuka, buka surat diketok-ketok di atas meja, siapkan surat sampai ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus membaca dengan teliti, ada atau tidak melengkapi yang menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip). Jika ada tambahan yang hilang, maka perlu dicatat juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, atau alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya pertimbangkan lagi apakah surat itu bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal, cantumkanlah tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu Dengan demikian, tanggal cap dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberikan cap stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
  1. Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dibuka sesuai penerimanya, yaitu:
  1. surat untuk pimpinan;
  2. surat untuk bagian yang diletakkan di kantor;
  3. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;
  4. surat-surat lainnya.
Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas kompilasi membaca surat, yaitu:
1) Ada / tidaknya surat hubungan yang dibaca dengan surat sebelumnya yang disimpan dalam arsip, dan komentar yang disetujui tentang surat tersebut.
2) Diperoleh / tidaknya penyampaian surat yang dibaca untuk orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang diundang.
3) Ada / tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya hilang, masukkanlah surat itu ke dalam golongan surat-surat yang meminta perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan kepada para pengirim surat yang diminta untuk memuat tidak ada.
4) Ada / tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, diharapkan untuk membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.
Berikut adalah bentuk catatan tersebut.
Nama PengirimTanggal SuratMacam BarangTanggal Pengiriman
5) Jika isi surat pemberitahuan pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporanlaporan juga hal-hal lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk meminta pertemuan tentang hal ini.
  1. Pembagian Surat
  1. Surat-surat untuk memimpin
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah ada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, maka surat itu dapat segera dikirim setelah ia tiba di kantor. Masukkan surat ke dalam peta dan susunlah menurut kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika memimpin Anda sedang menjalankan tugas dinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar.
Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk yang diikuti.
1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berkaitan dengan surat. Jika suatu saat tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat memberikan segera memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.
2) Bila memanggil Anda tidak menelepon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku jika ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.
3) Jika sedang melakukan tugas di luar kantor, kirimkan izin yang sudah dikeluarkan.
4) Jika sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam peta. Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang terdiri dari laporan dan sebagainya.
  1. Surat-surat untuk orang / bagian lain di kantor
Masing-masing kantor memiliki sistem yang terpisah dalam penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang digunakan di kantor tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memfasilitasi pengawasan.
  1. Surat-surat yang meminta perhatian sekretaris
Seandainya menyambut sedang melakukan tugas di luar kantor, jika ada surat penting yang diterima segera, maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat tersebut. Khusus untuk menerima surat yang menerima suratnya.

C. Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat diselesaikan dalam proses pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu, diperlukan layanan pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan surat pengiriman, perlu memilih jenis surat, informasi yang dikirim dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume / banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.
  1. Kurir instansi perusahaan
  2. Kantor pos Kurir
  3. E-mail (situs) perusahaan
  4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)














MODUL 4
MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL

A. Pengertian Surat Elektronik (Email)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.

B. Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak selalu sesuai bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
Keuntungan dari kegiatan menyurat melalui surat elektronik (email), antara lain sebagai berikut.
  1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
  2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui layanan kurir atau pos.
  3. Umpan balik (umpan balik) dapat dilakukan secara langsung sehingga dapat diterima dengan cepat
  4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.
  5. Dokumen dapat langsung disimpan dalam bentuk soft copy.
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.
  1. Hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki fasilitas internet.
  2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
  3. Dalam situasi tertentu (jaringan sibuk) proses akses menjadi lamban.
  4. Virus dapat hilang atau rusak.
  5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.

C. Mengelola dan Mengirim Surat Melalui E-Mail

  1. Membuat Email
Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu:
v Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat akun” untuk mendaftar.
v Setelah terbuka, isikan Formulir Dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi masalah yang terjadi.
v Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik lanjut untuk melanjutkan proses.
v Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Khusus untuk pertama kali, kita akan menerima email dari yahoo sebagai ucapan selamat.


2. Login Email
Langkah-langkah:
  • Masuk ke situs www.yahoo.com
  • Klik masuk. Kemudian akan masuk ke masuk ke Yahoo. Isilah user id dan paswordnya. Kalau sudah klik masuk.
    • Setelah memasukan nama pengguna dan pasword akan kembali ke jendela awal kompilasi pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL”
    • Untuk melakukan cek email klik email masuk.
3. Kirim Email
Langkah-langkah kirim email:
  1. Klik "tulis pesan" seperti yang tertera pada gambar di bawah ini
  2. Isilah kolom di bawah ini
- Kepada isi dengan alamat email dituju
- Cc à merupakan tembusan. Kolom ini hanya dapat diisi jika diperlukan
- Judulàuntuk judul pesan yang akan dikirim
- Jika Diperlukan dalam bentuk file. Klik "letakkan file". Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk komputer Anda.
  1. Jika pengisian Formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti yang tertera pada gambar di atas

D. Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Suka berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email butuh tatacara sendiri. Dapat dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan, dikirim dan diterima begitu banyak orang.
Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang mengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan mengucapkan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada yang bisa kita bahas di sini:
  1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (balasan). Fasilitas 'Balasan' dari program mailer besar biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika perlu mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, perlu jawab bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya jawab bagian-bagian yang relevan saja.
  1. E-Mail Perlakukan
Jika seseorang mengirim informasi atau mendukung secarapribadi, Anda tidak boleh mengirimnya ke forum umum, seperti grup grup, atau mailing-list: E-mail tentang sumber tersebut sebagai alat komunikasi pribadi.
  1. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Suka membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar / kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, sebagian besar dalam tata bahasa berkomunikasi dengan e-mail / obrolan, penggunaan huruf besar yang dapat dianggap diterima. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
  1. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang lain atau sebaliknya, berikan kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama “Forward”, yang diizinkan si penerima akan dipindahkannya (forward) ke orang lain.
  1. Jangan Gunakan CC
JikaAnda ingin mengirim email ke orang lain (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Senang, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya dapat melihat alamat e-mailnya sendiri.
  1. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin program email rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, dapat diterima gunakan teks biasa.
  1. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan email masuk akal. Jangan menjawab dua pertanyaan dalam satu jawaban. Selain itu, jawab pesan email yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: “Bagus”. Wah, ini sangat menyebalkan.





































DAFTAR PUSTAKA


Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Mengembalikan Surat Masuk dan Keluar (Penanganan Surat) untuk SMK dan MAK . Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Perjanjian Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan MAK . Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM, .2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

- Copyright © WINNER UP - Skyblue - Powered by Blogger - Designed by Cs-Qren -