Berbagai Macam Bukti Transaksi Kas Kecil | Adm. Keuangan

Berbagai Macam Bukti Transaksi Kas Kecil

Transaksi adalah persetujuan jual beli di dalam perdagangan antara dua belah pihak. Bukti transaksi tersebut antara lain kuitansi, cek, faktur, nota kontan, nota kredit, nota debet, bukti kas masuk, bukti kas keluar, bukti pengajuan kas kecil.

Lalu seperti apa uraiannya?, berikut penjelasan berbagai macam bukti transaksi kas kecil tersebut.

1. Kuitansi

Kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi pada umumnya memiliki dua sisi, yakni sisi sebelah kanan dan kiri. Sisi kanan diberikan kepada orang yang membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk arsip bagi orang yang menerima pembayaran.

Berikut ini contoh kuitansi.

2. Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang ditunjuknya supaya membayar sejumlah uang. Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

Berikut contoh cek.

3. Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

Perhatikan contoh faktur berikut ini:

4. Nota

Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembeli secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lembar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual.

Contoh nota kontan berikut ini:

Nota Debet dan Nota Kredit

Nota debetd dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli sesuai dengan pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

Nota Debet

5. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.

Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

6. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

Berikut contohnya:

7. Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

Author : Win Go Era Comments : 0

Soal dan Jawaban UKK Mengelola Dana Kas Kecil TP. 2017/2018

Berikut ini saya berikan contoh soal dan jawaban Uji Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran pada mata diklat Mengelola Dana Kas Kecil, soal tersebut diambil dari uji kompetensi kejuruan administrasi perkantoran tahun ajaran 2017/2018 paket 3 (tiga).

1. Petunjuk Kerja

a. Baca secara cermat soal terlampir

b. Lakukan pembukuan sesuai prosedur
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Map snelhechter
e. guide
f. Format bukti kas masuk
g. Format bukti kas keluar
h. Format buku Agenda
i. ATK

3. Alur Kegiatan

a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Mencatat transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas

c. Membuat catatan pembukuan kas kecil dengan System Imprest
d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
e. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ordner yang tersedia sesuai sistem yang digunakan

4. Hasil yang diharapkan

Laporan pengelolaan kas kecil beserta bukti – bukti transaksi pada bulan Februari 2018 , bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan disusun secara kronologis simpan dalam map snelhechter yang tersedia.

Baca juga Soal dan Jawaban UKK Mengelola Pertemuan Rapat TP. 2017/2018

5. SOAL MENGELOLA KAS KECIL

Anda diminta untuk membukukan transaksi – transaksi yang telah dilakukan selama bulan Februari 2018, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 9.000.000,00 setiap bulannya dengan menggunakan System Imprest.

Tentukan berapa dana yang perlu ditambahkan untuk pengisian petty cash berikutnya,

Pos-Pos Pengeluaran adalah sebagai berikut :

· 201 Konsumsi
· 202 Alat Tulis Kantor
· 203 Telepon, PDAM, Listrik
· 204 Foto Copy
· 205 Transportasi
· 206 Lain-lain

Berikut ini transaksi – transaksi yang dilakukan selama bulan Februari 2018 :

Tanggal 2 Februari 2018 Saldo bulan Januari 2018 adalah Rp. 750.000,00
Tanggal 19 Februari 2018 Biaya servis komputer Rp. 82.000,00
Tanggal 5 Februari 2018 Konsumsi rapat internal untuk 5 orang Rp. 75.000,00
Tanggal 6 Februari 2018 Langganan koran dan majalah untuk ruang tamu Rp. 143,000,00
Tanggal 6 Februari 2018 Taksi Bapak Raihan ke Disperindag Rp. 67.000,00
Tanggal 16 Februari 2018 Pembelian gula, teh dan kopi untuk keperluan kantor Rp. 49.000,00
Tanggal 5 Februari 2018 Membayar foto copy dan jilid untuk laporan hasil rapat tanggal 4 Februari 2018 Rp. 73.250,00
Tanggal 17 Februari 2018 Membayar rekening telepon Rp. 553.000,00 Membayar PDAM Rp. 626.000,00 Membayar rekening Listrik Rp.1.500.000,00
Tanggal 23 Februari 2018 Taksi Bapak Bagio ke kantor cabang RS. Harapan Abadi di Bali Rp. 68.000,00
Tanggal 9 Februari 2018 Membeli 1 lusin hanging map @ Rp. 8.500,00 dan 3 buah tip-ex @ Rp. 19.000,00
Tanggal 27 Februari 2018 Pembelian pertamax untuk mobil kantor 15 liter @ Rp. 10.800,00
Tanggal 20 Februari 2018 Membeli 3 rim kertas HVS A4 @ Rp. 42.000,00 / rim dan 2 lusin ballpoint Faster @ Rp. 38.000,00 / lusin
Tanggal 12 Februari 2018 Pemberian tip petugas kebersihan untuk memindahkan perabot kantor 2 orang sejumlah Rp. 70.000,00
Tanggal 26 Februari 2018 Bunga duka cita untuk keluarga karyawan Rp. 450.000,00
Tanggal 27 Februari 2018 Membeli 1 buah cartridge untuk printer Rp. 350.00,00
Tanggal 12 Februari 2018 Biaya servis AC 2 ruangan kantor @ Rp. 100.000,00
Tanggal 13 Februari 2018 Pembelian pertamax untuk mobil kantor 10 liter @Rp. 12.000,0

Jawaban dari soal tersebut dapat diunduh pada tautan diakhir artikel ini. Perlu diketahui jawaban dari soal diatas merupakan hasil pekerjaan salah satu siswa di sekolah kami dan jawaban siswak kami tersebut tidak mutlak benar.

Nama siswa tersebut akan terlihat pada bagian bawah dari format kas kecil pada program pengolah angka excell. Semoga dengan dibagikan jawaban kas kecil ini, mempermudah adik-adik dalam membahas soal-soal UKK.

Perlu diingat bahwa file yang saya bagikan ini ditujukan untuk mempermudah pembahasan materi Mengelola Dana Kas Kecil.

Seperti ini contoh format excellnya.

contoh Jawaban UKK Mengelola Dana Kas

Unduh disini

Author : Win Go Era Comments : 0

Soal Pilihan Berganda Kas Kecil

Berikut ini kami sajikan 10 butir soal pilihan berganda untuk mata pelajaran kas kecil. Pilihan jawaban terdiri dari pilihan A sampai E. Berikut kesepuluh soal tersebut:

Berikut ini pengeluaran yang tidak dapat didanai dengan dana kas kecil, yaitu...
A. tiket pesawat pergi pulang perjalanan dinas pimpinan ke luar negeri
B. biaya jamuan makan malam untuk relasi pimpinan di luar kantor
C. pembelian peralatan kebersihan
D. gaji karyawan
E. pembelian tinta printer untuk unit kerja
Pengeluaran rutin yang biasanya dapat didanai dari kas kecil adalah...
A. biaya langganan koran
B. Biaya transportasi pimpinan
C. biaya pembelian prabot
D. Biaya upah dan gaji
E. Biaya pembelian bahan baku
Diketahui dana awal untuk setiap periode adalah Rp 5.000.000 dan pengeluaran selama satu periode adalah Rp 3.780.000. Pada periode yang akan datang, jumlah pengisian dana awal periode yang harus ada pada kas kecil jika perusahaan menggunakan metode imprest adalah...
A. Rp 8.780.000
B. Rp 6.780.000
C. Rp 5.000.000
D. Rp 3.780.000
E. Rp 1.220.000

Pada sistem dana tidak tetap, bila pada periode lalu unit kerja menghasilkan dana untuk kas kecil sebesar Rp 4.500.000 dan terdapat saldo sebesar Rp 500.000, pada periode yang akan datang dibutuhkan dana sebesar...
A. Rp 4.500.000
B. Rp 5.000.000
C. Rp 5.250.000
D. Rp 5.500.000
E. tergantung dari perkiraan kebutuhan dana yang diajukan sekretaris dan disetujui oleh bendahara

Berikut ini kelebihan sistim imprest adalah...
A. Saldo dapat diketahui setiap saat
B. dapat melakukan penambahan dana bila dibutuhkan
C. dapat diketahui pengeluaran dana per pos setiap periodenya
D. dana awal dapat diberikan sesuai kebutuhan
E. sekretaris lebih mudah dalam mengatur keluar masuknya dana/uang

Kolom Nomor Bukti pada pencatatan kas kecil diisi dengan...
A. Nomor rekening pos yang dicatat
B. nomor urut pos yang dicatat
C. nomor bukti transaksi yang dicatat
D. nomor bukti kas masuk/keluar yang dicatat
E. nomor urut rekening pos yang dicatat

Pada kolom imprest periode berikutnya diisi sesuai dengan...
A. jumlah yang di debet
B. jumlah yang di kredit
C. saldo yang di debet
D. saldo yang di kredit
E. jumlah balance

Berikut ini yang merupakan nomor bukti saldo awal adalah...
A. KM/01
B. KK/01
C. KM/00
D. KK/00
E. tidak ada nomor buktinya

Perlengkapan dan peralatan yang tidak dibutuhkan dalam mengarsipkan bukti kas adalah...
A. perforator
B. guide
C. bukti kas masuk dan bukti kas keluar
D. snelhecter
E. filling cabinet

Perhatikan urutan berikut...
1. Urutkan bukti kas masuk sesuai nomornya, kemudian masukkan
2. Urutkan bukti kas keluar sesuai nomornya, kemudian masukkan
3. Beri guide kas masuk
4. Beri guide kas keluar

Urutan pengarsipan bukti-bukti transaksi ke dalam snelhecter adalah...
A. 1,2,3,4
B. 2,1,3,4
C. 4,1,3,2
D. 2,4,1,3
E. 3,1,4,2

Author : Win Go Era Comments : 0

Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris.

Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil, untuk lebih jelas perhatikan uraian berikut.

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil. Dokumen transaksinya, antara lain:

Surat keputusan kepala bagian keuangan
Bukti kas keluar dari bagian keuangan

Prosedur pembentukan dana kas kecil, yaitu sebagai berikut

Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberik otorsiasi bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.

Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Lembar 1 dan 3 diserahkan kebendahara atau kasir, lembar 2 diarsipkan.
Dengan adanya surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu pimipinan atau manajer.

Cek beserta bukti kas keluar lembar 3 dan surat keputusan (SK) pembentukan dana kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, yaitu administrasi kantor atau sekretaris yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil di masing-masing unit kerja/bagian/divisi.

Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cach box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor. Selanjutnya administrasi kantor atau sekretaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut bila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.

2. Penggunaan/Pemakaian/Pengeluaran Dana Kas Kecil

Penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain:

Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti nota kontan, kuitansi, faktur dan sebagainya.

3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan, atau apabila dana kas kecil tersedia sudah menipis. Pengajuan dana pengisian kembali dilakukan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil beserta bukti-bukti pengeluarannya.

Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksi antara lain:

Surat pengajuan pengisian dana kas kecil
Bukti pengeluaran kas
Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

Setiap melakukan suatu transaksi yang dapat mempengaruhi posisi saldo kas kecil, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatatnya ke dalam buku kas, baik mutasi masuk maupun keluar.

Sebelumnya silahkan baca Pengisian Dana Kas Kecil

Author : Win Go Era Comments : 0

Pengertian Laporan dan Jenisnya

ilustrasi laporan

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan seorang sekretaris kepada atasannya atau suatu panitia/tim kepada yang membentuknya sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Menurut wikipedia Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Terdapat beberapa pengertian laporan menurut para ahli, yakni sebagai berikut:

Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.

Menurut J.C. Denyern
Laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

Fungsi Laporan

alat untuk menyampaikan informasi
alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
bahan penentu kebijakan
alat untuk membina kerja sama
alat untuk memperluas ide/tukar menukar pengalaman

Jenis Laporan

Jenis laporan dibedakan berdasarkan isi, bentuk, sifat, penyampaian, dan waktu priodesasinya.

1. Laporan berdasarkan Isi dan Maksudnya

Berdasarkan isi dan maksudnya, laporan terdiri atas:

Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan
Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam
Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban yang dapat dikerjakan dengan berpedoman pada 2 hal:
- apabila proyeknya sudah selesai
- jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan
Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.

2. Jenis laporan Menurut Bentuk

Menurut bentuknya, laporan dapat dibedakan menjadi:

Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan)
Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman
Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang, penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.

3. Jenis Laporan Menurut Sifat

Laporan biasa
Laporan penting

4. Jenis Laporan menurut Penyampaian

Laporan lisan
Laporan tulisan
Laporan visual

5. Jenis Laporan Menurut Waktu dan Periodesasi

Laporan rutin
Laporan berkala

Penyusunan Laporan

Laporan harus disusun dengan sempurna dan lengkap, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan, jika hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan harus disajikan secara menarik.

Berikut ini merupakan kerangka penyusunan laporan:

Judul
Daftar Isi
Kata Pengantar
Ringkasan
Isi Laporan
Penutup
Lampiran

sumber:

[1] https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan

[2] Membuat Dokumen, Tati Sutarni Dkk, HUP

Author : Win Go Era Comments : 0

WINNER UP

Welcome To WINNER PRENEUR

Blogroll

Blog tutorial demo

Daftar Belanjaan